只今、確定申告に向けての作業が大詰めです。
あとちょっと。
毎年やっている作業ですが、毎回、「これはどうだったっけ？」と思うことがあります。
保存が必要な帳簿
開業してもう10年近く経っているのに、今さら何を言うか？という感じですが。
帳簿は保存義務があって、５年だか７年だか、保管しておかなきゃいけない、ってことは知っています。
しかし、その『帳簿』が何かというのを、はっきり確認したことがなかったような気がしまして。
弥生のソフトを使っていて、データは保管してあるし、いつでも印刷しようと思えばできるので、「まぁ、いつでも印刷できるし・・・」的な、ゆるい認識だったのです。
とりあえず現金出納帳と、総勘定元帳、仕訳帳。これくらい印刷しておけばいいだろ、って感じだったんです。
だけど、今回気になったので、はっきりさせておこうと思い、調べました。
って言っても、国税局のサイトを見れば、だいたい分かる。
と言うか、みんな知ってることかもしれませんが、私の覚書のために書いておきます。。。
帳簿書類等の保存期間及び保存方法
●保存が必要な帳簿
- 総勘定元帳
- 仕訳帳
●必要に応じて保存すべき帳簿
- 現金出納帳
- 売掛金元帳
- 買掛金元帳
- 固定資産台帳
- 売上帳
- 仕入帳など
●保存が必要な書類
- 棚卸表
- 貸借対照表
- 損益計算書
- 注文書
- 契約書
- 領収書など
電子帳簿保存法で変わったこと
以前は、下記のように、紙による保存が原則でした。
帳簿書類の保存方法は、紙による保存が原則となります。
したがって、電子計算機で作成した帳簿書類についても、原則として電子計算機からアウトプットした紙により保存する必要があります。
しかし、電子帳簿保存法により、令和4年以降は、会計ソフトに入力したデータを紙に印刷をして保存する方法だけでなく、印刷せずに入力データを電子データにして保存することが認められることになりました。
電子データの保存場所は、パソコンのハードディスク、CD、ＤＶＤ、USBメモリ、クラウド等、様々な場所が認められていますが、電子帳簿にするために次の要件を満たしている必要があります。
- 会計ソフトの操作説明書を置いておき、税務調査のときに担当者にすぐに渡せるようにしておくこと
- 「事務手続を明らかにした書類」を置いておき、税務調査のときにすぐに渡せるようにしておくこと
- 税務調査のときに、帳簿の内容を閲覧したり、印刷したりすることができるよう、社内にパソコン、モニター、プリンター等を備え付けておくこと。
なお、「事務手続を明らかにした書類」は次のように定義されています。
『入出力処理（記録事項の訂正又は削除及び追加をするための入出力処理を含む。）の手順、日程及び担当部署並びに電磁的記録の保存等の手順及び担当部署などを明らかにした書類』
このような要件を満たす必要があります。
なんだか紙に印刷した方が簡単かもしれないなーと思ってしまいます。
会計帳簿は紙で保存でもOKなので。
電子帳簿保存法の対象となる帳簿書類の区分には、「会計帳簿」「スキャナ保存」「電子取引」の3種類あります。基本的には電子帳簿保存法は特例法ですから、紙が原則で電子が特例です。したがって、会計帳簿は今までどおり紙のまま保存しても問題ありません。請求書や領収書も紙で届いたものは、紙のまま保存し続けてもよいのです。ただし電子取引の場合は電子データが原本となるため、原本保存が義務化されます。
ただし、電子取引の電子データの保存については、2024年1月1日から義務化されます。
この点はお忘れなく。
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